eBarn Cotai: as evoluções de julho

Nova tela de detalhamento das solicitações aceitas

Reestruturamos completamente a visualização das solicitações aceitas. A antiga janela de detalhes foi substituída por uma tela dedicada, com a tabela ocupando todo o espaço disponível, proporcionando uma visualização mais ampla e confortável das informações. Três novidades merecem destaque:

Linha do tempo de auditoria

O gestor agora tem acesso ao histórico completo da solicitação através de uma linha do tempo, acompanhando todas as ações realizadas desde a criação até o fechamento, com registro de informações como navegador, sistema operacional, endereço IP e localização, o que aumenta a rastreabilidade das ações realizadas na plataforma. Em uma auditoria interna ou em uma divergência sobre valores e prazos de uma compra, o departamento consegue reconstituir rapidamente quem alterou o quê, quando e em qual etapa, sem depender de e-mails ou perguntas para a equipe.

Anexos com preview, sem necessidade de download

Foi criada uma aba exclusiva para visualizar todos os anexos da solicitação, com preview direto na plataforma, sem a necessidade de baixar o arquivo para consultá-lo. Ao analisar uma cotação ou uma nota fiscal anexada, o comprador consegue conferir o conteúdo em segundos durante uma reunião ou validação, agilizando aprovações e evitando o vai e vem de downloads.

Comentários e observações

Agora é possível adicionar comentários e observações diretamente na solicitação, centralizando a comunicação no próprio processo. O comprador pode registrar o motivo de uma negociação, uma justificativa para a escolha de um fornecedor, ou um alinhamento interno, tudo documentado no histórico da solicitação, sem depender de conversas paralelas.

Relatório de auditoria em PDF

Ao finalizar o processo de compra, um relatório de auditoria em PDF é gerado automaticamente e enviado ao comprador, reunindo toda a timeline da solicitação, desde a abertura até a geração do FOC (Fechamento de Ordem de Compra). O relatório inclui ainda uma análise feita por IA sobre a saúde do processo, dando ao comprador e ao gestor um retrato objetivo de como aquela compra foi conduzida, sem precisar reconstruir manualmente o histórico depois de encerrada.

Dashboard mais completo

O Dashboard foi ampliado e agora apresenta diferentes formas de cálculo do Saving, oferecendo uma visão mais completa dos resultados das negociações.

Anexos nas solicitações

O solicitante agora pode anexar documentos diretamente aos produtos da solicitação, com suporte ao envio de múltiplos arquivos, incluindo imagens e documentos em PDF, e, assim como na nova tela de detalhamento, esses anexos também podem ser visualizados por preview na própria plataforma.

Melhorias na Gestão de Compras

A tela de Gestão de Compras recebeu novos recursos para facilitar o dia a dia da operação:

• Filtros por filial e por comprador.
• Novas opções de ordenação das solicitações, para facilitar a priorização e o acompanhamento.
• Exibição das filiais no Mapa de Cotação e no detalhamento das solicitações, facilitando a identificação da origem de cada demanda.

Integração com o ERP

Alguns ajustes deste mês foram voltados especificamente para a integração com o ERP:

• Ajustes na integração com o ERP para reduzir ocorrências relacionadas à divergência de Inscrição Estadual (IE).

Edição de solicitações, formalização e novo Agente de IA

O mês também trouxe novas funcionalidades para o fluxo de compras:

• Edição de Solicitações de Compra, permitindo alterar informações após a criação da solicitação.
• Solicitações de Formalização, ampliando o suporte ao processo de formalização das compras.
• Agente de IA para o Comprador, integrado diretamente ao Cotai, trazendo mais agilidade para as atividades do dia a dia.

Correções prioritárias

Outras correções que exigiram atuação imediata para evitar impactos na operação, já publicadas em produção:

• Correção na validação do número de telefone, que em alguns casos impedia a adição de fornecedores aos produtos.
• Correção no processo de solicitação de hospedagem, permitindo incluir múltiplas hospedagens em uma mesma solicitação, sem perda de informações.
• Inclusão do código da filial no título das solicitações, facilitando a identificação das demandas.

Próximos passos

Boa parte do que estava planejado para este mês já foi entregue: auditoria, anexos dos solicitantes, filtros e comentários nas solicitações já estão disponíveis. Seguimos trabalhando nas próximas sprints em:

• Novos dashboards para compradores, solicitantes e gestores de compras.
• Aglutinação de solicitações de compra, para ganhar volume durante a cotação.
• Aprimoramento da recomendação de fornecedores.
• Followup das entregas dos fornecedores, para validar preço e prazo de entrega.
• Rotina de cobrança para fornecedores que não responderam à cotação.
• Novo fluxo de adição de fornecedores e novos indicadores de saving no Dashboard.